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行政部各岗位编制手册

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行政部各岗位工作手册


一、岗位说明书总则 二、行政部各岗位职责说明 三、岗薪标准说明 四、各岗位岗薪标准说明方案



行政部各岗位说明书总则
第一条 岗位设置

(一) 为更好地开展行政部的各项工作,提高部门员工的责任感和工作积极性,避免工
作上的拖沓和相互推诿的现象而制定本岗位职责说明书; (二) 公司行政部设置为行政经理一名、总经办秘书长兼外联主管一名、总经办事务秘

书兼外联专员一名、董事长秘书兼外联专员一名、外联专员兼办公室文秘一名、行政部
文员兼人事助理一名、前台接待一名、外联专员兼VIP接待专员一名、行政部驾驶员两名; (三) 公司行政部各岗位根据其个人能力及特长由行政部经理任命。行政部人员行政隶

属关系在公司,由公司负责招聘、业务培训、指导、管理,受公司行政、人力资源部经
理领导。

一、 基本情况: 职务名称:行政部经理 直属主管:董事长 二、 职务陈述:

第二条 行政部岗位职责
部门:行政部 责任人:

全面管理行政部日常工作,并协助公司总部对于分公司各办公系统的执行监控,提高公司各部门的办公效率; 协调公司各部门的日常工作并协助公司树立良好的企业形象。 三、 基本职能:

1、 全面负责行政部的各项管理工作,并承担责任,向董事长负责;
2、 领导本部门完成公司下达的各项事务及工作指标; 3、 不断完善行政部内部管理,调动部门人员工作积极性,提高工作效率; 4、 积极在本部门推行公司的各项政策和管理制度,并监督实施; 5、 协调本部门内部整体工作关系和员工关系,并对新进公司行政部员工进行培训指导;

6、 制定本部门工作规章制度,组织安排部门成员的整体培训,提高本部门全体员工的综合素质;
7、 为公司的发展,积极培养、挖掘、推荐优秀人才,不断优化团队组织; 8、 负责总体协调配合与其他部门的工作,使相关工作顺利进行; 9、 带领部门人员积极协调公司各部门及分公司各部门的工作配合; 10、 按时参加或组织公司及部门各项会议,汇报或传达相关情况;

11、负责对于分公司各办公系统的执行监控,协助公司总部提高对于各分公司工作效率;
12、完成领导交办的其他工作。

一、 基本情况:
职务名称:总经办秘书长兼外联主管 直属主管:人事部经理 二、 职务陈述: 全面负责总经办的各类事务、满足总经办的各类办公需求,配合行政部经理管理本部门日常工作;带领公司 外联部人员全面负责公司外联事务的办复及接洽工作;对于本部门的日常办公开销进行规划和统计。 三、 基本职能: 1、全面负责满足总经办的各类服务需求并承担责任,向行政部经理及人事部经理负责; 2、负责对于总经办各类行政公文的呈送、复印、分发、催办、登记、清退、归档等工作; 3、负责公司车辆调度及重要物品的管理; 4、全面负责带领公司外联部人员对于公司外联事务的办复及接洽工作,并承担对于新进总经办 及外联部员工进行相关培训指导等工作; 5、每月负责于月底前向公司财务部提交下月开销费用清单、领取部门备用金并妥善保管; 6、制定月度物资使用计划,做好物资的采购、验收、入库、发放和管理工作; 7、协助部门经理对于公司活动的安排组织并制定行程计划和活动方案的草拟; 8、协助行政部经理参与组织接待及各类活动策划方案草拟工作; 部门:行政部 责任人:

一、 基本情况:
职务名称:董事长秘书兼外联专员 直属主管:行政部经理及外联部主管 二、 职务陈述: 全面负责董事长的日常办公服务需求和临时交办的各项事务; 负责配合外联部主管对于 公司外联事务的办理及接洽。 三、 基本职能: 1、全面负责董事长的日常办公服务需求及各类费用的缴纳工作并承担责任, 向行政部经理及外联部主管负责; 2、负责配合外联部主管对于外联事务的办理及接洽; 3、对于董事长日常事务的提醒与处理并承担保密责任; 4、负责来访的接待、办复工作; 5、协助行政部经理参与组织接待及活动策划工作,以及综合会议的会务工作; 6、完成领导交办的其他工作。 部门:行政部 责任人:

一、 基本情况:
职务名称:总经办事务秘书兼外联专员 直属主管:总经办秘书长兼外联主管 二、 职务陈述: 负责总经办的各类事务、满足总经办的各类办公需求,配合总经办秘书长管理总经办日常工作; 负责配合外联主管对于公司外联事务的办理及接洽。 三、 基本职能: 1、负责总经办的各类办公需求并承担责任,向总经办秘书长兼外联部主管负责; 2、负责公司*及重要证照的管理并承担责任; 3、负责对于总经办各类行政公文的呈送、复印、分发、催办、登记、清退、归档等工作并承担保密责任; 4、负责公司外联事务及各类来文的收发、登记、传阅、存档、汇总等工作; 5、负责配合外联部主管对于外联事务的办理及接洽; 6、协助总经办秘书长对于公司活动的安排组织并协助制定行程计划和活动方案草拟; 7、协助本部门参与组织接待及各类活动策划方案拟草工作; 8、完成总经办交办的其他工作。 部门:行政部 责任人:

一、 基本情况:
职务名称:外联专员兼办公室文秘 直属主管:总经办秘书长兼外联主管 二、 职务陈述: 部门:行政部 责任人:

负责配合外联主管对于公司外联事务的办理及接洽;办公室的文字材料撰写、校对以及起草。
三、 基本职能: 1、全面负责满足公司内部文字类服务需求并承担责任,向行政部经理及外联主管负责; 2、负责配合外联部主管对于外联事务的办理及接洽; 3、负责文书收发、检查、指导有关文档工作的管理并承担保密责任; 4、负责组织撰写或校对以公司名义发布的各类综合性文字材料; 5、协助总经办起草总经理会议材料并负责纪录、整理总经办会议纪要,以及综合会议的会务工作;

6、协助行政部经理参与组织接待及各类活动策划方案拟写工作;
7、完成领导交办的其他工作。

一、 基本情况:
职务名称:行政部文员 直属主管:行政部经理 二、 职务陈述: 负责行政部的日常生活事务、满足行政部工作的各类需求,配合人事部经理对于公司人才招聘及选拔工作。 三、 基本职能: 部门:行政部 责任人:

1、全面负责满足公司总经办的生活服务需求并承担责任,向行政部经理负责;
2、每月1号至5号负责到社保局打单并于当月15号前交款; 3、联系保险公司,购买公司车辆强制险及商业险工作; 4、负责会议室、总经办各办公室资料规整,以及总经办花草的护理工作; 5、每月为公司缴纳各种费用,如煤气费、电话宽带费等工作; 6、 完成领导交办的其他工作。

一、 基本情况:
职务名称:前台接待 直属主管:行政部经理 二、 职务陈述: 部门:行政部 责任人:

负责公司前台的日常工作需求,配合总经办秘书对于公司总经办工作的开展。
三、 基本职能: 1、负责公司前台日常接待等事务,向行政部经理负责; 2、负责公司日常接待工作并承担责任,如倒茶、填写《来访客户登记表》、 通知相关人员会见、 签收信件快递等,向总经办生活秘书负责; 3、负责更新和管理公司员工电话号码等联系方式; 4、负责协助公司财务部制作公司员工工资表等相关财务事宜;

5、负责为公司订阅收发报刊杂志等日常办公室事务;
6、负责公司考勤打卡机的保管及日常维护; 7、完成领导交办的其他工作。

一、 基本情况:
职务名称:外联专员兼VIP接待专员 直属主管:行政部经理及外联部主管 二、 职务陈述: 部门:行政部 责任人:

负责配合外联主管对于公司外联事务的办理及接洽;负责对于公司VIP客户的接待与接洽。
三、 基本职能: 1、负责协助董事长对于公司VIP客户的关系维护及相关事务的办理接洽,向行政部经理及外联部主管负责; 2、负责公司VIP客户的接待及重要事务的的办理,并承担保密责任; 3、负责公司VIP客户的关系维护,定期与公司VIP客户进行电话或现场回访工作; 4、负责收集VIP客户信息,按程序向公司总经办提供所需客户信息; 5、负责协助外联部客户接待及相关后勤服务;

6、协助公司大型会议活动等后勤服务;
7、参与部分VIP客户与团队客户的接待工作; 8、完成领导交办的其他工作。

一、 基本情况:
职务名称:行政部驾驶员 直属主管:行政部经理 二、 职务陈述: 负责配合行政部对于公司外联等重要事务涉及车辆使用的安排及驾驶。 三、 基本职能: 1、负责配合行政部对于公司外联等重要事务涉及车辆使用的安排及驾驶,向行政部经理负责; 2、公司驾驶员须遵守《中华人民共和国道路交通管理条例》及有关交通安全管理的规章制度及本公司其他相 关的规章制度对于公司客户的车辆驾驶接待工作; 部门:行政部 责任人:

3、负责对于公司车辆的保养,经常检查车辆的主要机件。每月至少用半天时间对所开车辆进行检修,确保车
辆正常行驶; 4、负责对于公司车辆进行清洁(包括车内、车外和引擎的清洁); 5、出车前,要例行检查车辆的水、电、油及其他性能是否正常,发现不正常时,要立即加补或调整。出车回 来,要检查存油量,发现存油不足一格时,应立即加油; 6、所驾车辆故障时应立即检修,并提出具体的维修意见(包括维修项目和大致需要的经费等); 7、出车在外或出车归来停放车辆,须注意选取停放地点和位置。司机离开车辆时,要锁好保险锁,防止车辆 被盗; 8、负责对所开车辆的各种证件的有效性应经常检查,出车时一定保证证件齐全完成领导交办的其他工作。

一、 基本情况:
职务名称:行政部驾驶员 直属主管:行政部经理 二、 职务陈述: 负责董事长对于车辆使用的安排及驾驶。 三、 基本职能: 1、负责配合董事长及行政部对于公司涉及车辆使用的安排及驾驶,向行政部经理负责; 2、遵守《中华人民共和国道路交通管理条例》及有关交通安全管理的规章制度及本公司其他相关的规章制度 根据董事长用车需要随时准备出车; 部门:行政部 责任人:

3、负责对于公司车辆的保养,经常检查车辆的主要机件。每月至少用半天时间对所开车辆进行检修,确保车
辆正常行驶; 4、负责对于公司车辆进行清洁(包括车内、车外和引擎的清洁); 5、出车前,要例行检查车辆的水、电、油及其他性能是否正常,发现不正常时,要立即加补或调整。出车回 来,要检查存油量,发现存油不足一格时,应立即加油; 6、所驾车辆故障时应立即检修,并提出具体的维修意见(包括维修项目和大致需要的经费等); 7、出车在外或出车归来停放车辆,须注意选取停放地点和位置。驾驶员离开车辆时,要锁好保险锁,防止车 辆被盗; 8、负责对所开车辆的各种证件的有效性应经常检查,出车时一定保证证件齐全完成领导交办的其他工作。

第三条 岗薪标准说明 (1)行政部各岗位薪酬标准根据每个岗位性质和工作量而拟定; (2)为提高本部门成员工作积极性和办事效率、降低出错概率而在本部 门实行岗薪逐级上调制; (3)本部门岗薪分为ABC三类,C类岗薪为该岗位薪资的起薪标准;B类及

A类工资标准的发放则根据该员工实际工作能力、表现及工作量逐级上涨。
(4)本部门驾驶员享受公司补贴方案,具体补贴方式附后。

第四条 各岗位岗薪标准说明方案
根据本部门各岗位职责情况并通过与本部门成员沟通而制定下表: 一、以下薪资标准不含社保:

特别说明:以上薪资标准为市场同岗位类别的普通薪资标准;根据公司实际情况、岗位职责 变动及市场物价上涨情况可作适当调整。

二、行政部驾驶员加班补贴方案:
1、本补贴方案适用于公司行政部专职驾驶员;

2、加班补贴条件:
①凡因公司临时用车需要而加班的行政部驾驶员,需给予一定的加班补助; ②具体加班补贴方式为:凡因公司用车需要超过公司正常下班时间2小时者,按每晚20元计

加班费;公休日加班超过2小时者,按每天20元进行补助(特殊情况下加班补贴可由公司上
层领导特批进行适当调整,如通宵加班未得休息等)。 3、加班补助发放形式:凡符合加班补贴方案的驾驶员,须加班后的24小时内向行政部提

交加班补助申请,并通过行政部审批备案,于当月底提交财务部计入当月工资表。



谢!




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